Was ohne Dokumentation passiert
In kleinen und mittleren Betrieben laufen Abläufe oft „auf Zuruf“. Das funktioniert – bis jemand fehlt, das Geschäft wächst oder eine Software-Entscheidung ansteht.
Zeitfresser bleiben unsichtbar
Man ahnt, dass Doppelerfassung, Rückfragen und Wartezeiten Zeit kosten – belegen kann es niemand.
Wissen hängt an Köpfen
Urlaub, Krankheit oder Ruhestand einzelner Personen bremsen ganze Abläufe.
Entscheidungen ohne Grundlage
Software wird eingeführt, bevor klar ist, wie der Ablauf heute läuft – die Probleme ziehen mit um.
Einarbeitung durch Nachfragen
Neue Mitarbeitende lernen, indem sie andere unterbrechen – es gibt nichts zum Nachlesen.
Fünf Schritte – nah an der echten Arbeit
Betrachtet wird der Ablauf, nicht die Leistung einzelner Personen. Ihr Team investiert je Prozess ein Gespräch und eine Begleitung bei der normalen Arbeit.
Prozesslandkarte
Alle wiederkehrenden Abläufe sammeln, ordnen und den Umfang festlegen.
Vorab-Erhebung
Kurzer Fragebogen: Häufigkeit, Dauer, Zeitfresser, Vertretung.
Steckbrief
Je Prozess: Auslöser, Ergebnis, Beteiligte, Software, Kennzahlen.
Begleitung vor Ort
Echte Vorgänge mitverfolgen – jeder Schritt und jede Wartezeit wird gemessen.
Auswertung
Befunde bewerten, Maßnahmen ableiten, Ergebnisse gemeinsam besprechen.
Hingehen und messen statt nur darüber reden: Wir laufen bei echten Vorgängen mit. So werden Medienbrüche, Übergaben und Liegezeiten sichtbar, die in keinem Organigramm stehen.
Was Sie am Ende in der Hand haben
Prozesslandkarte
Alle Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse auf einer Seite – mit Verantwortlichen und Schnittstellen.
Steckbrief je Prozess
Zweck, Auslöser, Ergebnis, Beteiligte, Software, Kennzahlen und Zuständigkeiten (RACI).
Ablaufdiagramm Ist & Soll
Wer macht was in welcher Reihenfolge – heute und verbessert. Auch als BPMN für gängige Werkzeuge.
Gemessene Kennzahlen
Bearbeitungs- und Durchlaufzeit, Warteanteil und Aufwand in Stunden pro Jahr – je Prozess.
Maßnahmenkatalog
Jeder Befund mit Ursache und Maßnahme, priorisiert nach Nutzen und Aufwand.
Bericht zum Weiterarbeiten
Als PDF, Word und Excel – plus die Projektdatei, um die Dokumentation selbst fortzuschreiben.
Was die Dokumentation der Führung bringt
Sie entscheiden auf Basis gemessener Fakten – und wissen, wo Sie zuerst ansetzen.
Transparenz
Aufwand pro Jahr je Prozess in Stunden: Sie sehen, welche Abläufe Kapazität binden.
Klare Prioritäten
Maßnahmen nach Nutzen und Aufwand – zuerst das, was schnell wirkt und wenig kostet.
Entlastung der Schlüsselpersonen
Wartepunkte und Rückfragen, die über einzelne Personen laufen, werden sichtbar und lösbar.
Wissen gesichert
Dokumentierte Abläufe erleichtern Vertretung, Einarbeitung und Nachfolge.
Sichere Digitalisierung
Erst standardisieren, dann digitalisieren – etwa für E-Rechnung, Branchensoftware oder KI.
Grundlage für Folgeschritte
Ausgangspunkt für Kompetenzentwicklung, Qualitätsmanagement und Verfahrensdokumentation.
Überschaubar und vertraulich
- Eine Ansprechperson für Termine und Fragen
- Je Prozess ein Gespräch und eine Begleitung bei der normalen Arbeit
- Mitarbeitende vorab informieren, einen Betriebsrat frühzeitig einbinden
- Alle Daten bleiben bei Ihnen – auf Wunsch mit Vertraulichkeitsvereinbarung
Der nächste Schritt
Im Erstgespräch legen wir gemeinsam fest, welche Prozesse zuerst betrachtet werden und was Sie am Ende in der Hand haben.